Serie Projektmanagement - Teil 2

Serie Projektmanagement - Teil 2

Nachdem im ersten Teil der Serie „Projektmanagement“ mit der Projektplanung der Grundstein für erfolgreiches Projektmanagement beschrieben wurde, beschäftigt sich der zweite Teil mit der Projektdurchführung. Bei der Durchführung und Steuerung von Projekten ist deutlich zu erkennen, warum die Projektplanung von wesentlicher Bedeutung ist.

Eng verzahnt mit der Projektdurchführung ist auch das Controlling von Projekten. Hierfür ist ein regelmäßiger Plan-Ist Vergleich unumgänglich.Durch einen guten und detaillierten Projektplan werden erfolgreiche Projekte jedoch noch lange nicht zum Selbstläufer. Auch oder vielmehr vor allem die erfolgreiche Durchführung von Projekten erfordert ausreichende Kompetenzen. Ins Blickfeld gerät dabei immer wieder die Sicherstellung des magischen Dreiecks, bestehend aus „Termin, Kosten und Qualität“.Dass es hieran in der Praxis immer wieder scheitert, sieht man in vielen kleinen und besonders auch in großen Projekten, wie zum Beispiel dem Bau des Berliner Flughafens.Um dies zu verhindern, sollen in den folgenden Punkten die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Projektdurchführung beschrieben werden.

Projektmeetings durchführen

Regelmäßige Projektmeetings erfüllen gleich mehrere wichtige Funktionen. Unterscheiden kann man dabei in Statusmeetings und Teammeetings. Je nach Projektgröße und Phase können die Meetings in unterschiedlichem Turnus gehalten werden. In Statusmeetings stehen vor allem der Projektfortschritt und das Controlling im Mittelpunkt. Teammeetings werden in der Regel mit dem gesamten Team abgehalten und dienen zum einem um sich einen Überblick im Projektverlauf zu verschaffen, zum anderem aber auch um mögliche Konflikte zu erkennen und die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Termine planen

Termine können in Projekten sehr vielfältig sein. Hierunter versteht man nicht nur Termine mit Stakeholdern, sondern auch bestimmte Aufgaben oder Milestones, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Das Einhalten und exakte Planen von Terminen ist von elementarer Bedeutung, da besonders bei größeren Projekten eine Vielzahl von Abhängigkeiten bestehen, deren Verschiebung mitunter viel Zeit und Geld kosten kann.

Die Kosten im Blick behalten

Besonders in Projekten mit einer längeren Dauer und mehreren Mitarbeitern entsteht eine Reihe von Kosten. Dies können Güter, externe Leistungen und vor allem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sein. In der Projektplanung wurde das Kostenbudget durchgeplant. Nun gilt es regelmäßig einen Plan-Ist Vergleich durchzuführen. Wichtig ist es daher, dass die Kosten personen-, aufgaben-, und zeitbezogen erfasst werden. Nur so ist ein detailliertes Controlling möglich.

Die Qualität sicherstellen

Eine hohe Qualität ist das A und O. Alle Planung und Durchführung ist im umsonst, wenn die Qualität nicht stimmt und der Kunde am Ende nicht zufrieden ist. Die Aufrechterhaltung der Qualität muss daher immer sichergestellt sein, und nicht erst am Projektende geprüft werden. Neben regelmäßigen Qualitätskontrollen und Feedbackgesprächen ist daher auch der ständige Austausch mit dem Kunden von großer Bedeutung. Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Qualität den Ansprüchen aller gerecht wird.

Aufgaben erledigen und Wissen sammeln

Ein wichtiger Baustein für Qualität ist das Bereitstellen von Wissen für die Projektmitarbeiter. Diese müssen immer wissen, welche Aufgaben Sie wann und wie zu erledigen haben. Neben den nötigen Informationen ist ein daher erfolgreiches Aufgabenmanagement unumgänglich. Andererseits müssen die Mitarbeiter immer mit ausreichend Know How ausgestattet sein. Grundsätzlich gilt es dieses Merkmal bereits in der Projektplanung zu berücksichtigen und gegebenenfalls Schulungen bereit zu stellen.

Abhängigkeiten steuern

Ein Projekt ist niemals geradlinig. Vielmehr gehen von mehreren Punkten eines Projektes eine Vielzahl von Abzweigungen und Unterpunkte ab, die voneinander abhängig sein können. Hierbei den Überblick zu behalten ist nicht immer einfach. Es empfiehlt sich daher, Projekte mit graphischen Hilfsmitteln darzustellen. An Hand von Gantt-Charts lassen die vielen Aufgaben, Abhängigkeiten und Unterpunkte eines Projektes gut darstellen.Auf Plan-Ist Abweichungen reagierenWie bereits mehrfach beschrieben, ist der Plan-Ist Vergleich ein wichtiges Instrument während der Projektdurchführung. Was ist aber zu tun, wenn Abweichungen im Vergleich auftauchen? Dann gilt es steuernd einzugreifen.

Neben der Projektanpassung ist aber auch die Frage, warum es zu diesen Abweichungen gekommen ist, von Bedeutung. Nur so können daraus Lehren für die Zukunft gezogen werden. Wichtig bei Anpassungen ist zudem, die betroffenen Projektmitarbeiter darüber zu informieren. An dieser Stelle greifen wieder die Statusmeetings.Die aufgeführten Punkte verdeutlichen die wichtigsten Informationen, die es bei der Projektdurchführung zu beachten gilt. Nichtdestotrotz spielt bei der erfolgreichen Durchführung und Steuerung von Projekten auch die Erfahrung und die Soft Skills eine wesentliche Rolle.Um die einzelnen Aspekte zu gewährleisten ist der Einsatz einer Projektmanagement Software unumgänglich. Nur so ist ein Überblick über Kosten, Termine, Aufgaben oder Abhängigkeiten möglich.

Darüber hinaus ist die Integration von Berichten wie Projektzeitanalyse, Budgetanalyse oder Mitarbeiteranalysen für das Controlling hilfreich.