Serie Projektmanagement

Serie: Projektmanagement – Teil 1: Warum am Anfang jedes Projektes die Planung stehen sollte

Unsere Serie „Projektmanagement“ widmet sich in regelmäßigen Abständen wichtigen Themen rund um die Projektarbeit. Der erste Teil beschäftigt sich mit der Frage, warum die Planung von Projekten von großer Bedeutung für den zukünftigen Erfolg von Projekten ist. Dabei spielt es keine Rolle, wie komplex die zu bearbeitenden Projekte sind. Ein strukturierter Plan ist ein unerlässliches Werkzeug eines erfolgreichen Projektmanagers.

Immer wieder wird von Richtwerten gesprochen, die besagen, dass eine umfassende Planung einen Umfang von 30% der gesamten Projektdauer aufweisen sollte. Doch gerade dieses Mehr an Aufwand während der Planungsphase zahlt sich anschließend bei der Projektumsetzung aus. Dennoch zeigt sich in der Realität immer wieder, dass einer detaillierten Projektplanung nicht immer die Funktion beigemessen wird, die sie eigentlich haben sollte.

Aus diesem Grund werden im Folgenden Argumente dargelegt, warum Sie auf die Planung im Projektmanagement nicht verzichten sollten.

Überblick verschaffen

Ablaufpläne dienen zunächst dazu, sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen. Erst wenn man das Gesamtprojekt in jeweilige Einzelprojekte und Arbeitspakete zerlegt hat, ist es möglich sich ein genaues Bild zu machen. Man erkennt die eigentliche Logik eines Projekts. Die einzelnen Teilprojekte können aufeinander abgestimmt und zeitlich in Beziehung zueinander gesetzt werden.

Ressourcen einplanen

Nachdem man sich ein genaues Bild des Projektes gemacht hat, ist man in der Lage die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zu benennen und einzuplanen. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt und wie sind sie zeitlich einsetzbar? Welche Kosten werden entstehen und wie viel Zeit wird das Projekt in Anspruch nehmen? Die Antworten auf diese Fragen können in einem Projektstrukturplan dargelegt werden.

Ziele konkretisieren

Nach und nach ist es möglich die Projektziele zu konkretisieren. Durch einen Projektplan führt man sich vor Augen was funktioniert und was möglicherweise nicht gehen wird. So können unnötige Fehler und Risiken minimiert werden. Der Plan dient in diesem Fall sowohl für die anschließende Vorgehensweise als auch als Argumentationsgrundlage mit internen und externen Kommunikationspartnern.

Kommunikation und Motivation fördern

In Projekten müssen häufig die Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter koordiniert werden. Die Koordination setzt eine Kommunikation der Aufgaben und Ziele voraus. Pläne dienen dabei als strukturierte Kommunikationsgrundlage. Dies führt zusätzlich zu mehr Transparenz für die Mitarbeiter, die damit ihren Teil auch gedanklich in das Gesamtprojekt eingliedern können. Ein nicht zu unterschätzender Punkt bei der Mitarbeitermotivation.

Steuern und kontrollieren

Ein Plan fungiert immer auch als Steuerungselement. Nur wenn ein Projektplan vorliegt, ist es möglich die tatsächliche Situation mit den Sollwerten zu vergleichen. Dadurch können Abweichungen und Änderungen erkannt, analysiert und bewertet werden. Projekte besitzen immer eine dynamische Struktur auf die reagiert werden muss. Das bedeutet auch, dass die Planung zum Start des Projektes nicht beendet ist. Vielmehr müssen Pläne fortlaufend angepasst werden.

In die Gesamtheit einordnen

Für gewöhnlich werden in Unternehmen viele Projekte gleichzeitig umgesetzt. Die einzelnen Projekte stehen damit auch immer in Abhängigkeit zueinander und müssen dementsprechend aufeinander abgestimmt sein. Ein Projektplan ermöglicht somit nicht nur die Steuerung innerhalb des Projekts sondern auch zwischen der Gesamtheit aller Projekte.

Für das kommende Projekt nutzen

Ein Projektplan ermöglicht den Vergleich zwischen Soll- und Istwerten. Das Projektcontrolling beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Projektabwicklung. Vielmehr dient der Plan auch zur Kontrolle nach der Zielerreichung. Mögliche Fehler können somit bei der Planung zukünftiger Projekte vermieden werden.

Die einzelnen Argumente verdeutlichen, dass die Funktionen der Projektplanung vielfältig und für den Erfolg von Projekten von großer Bedeutung sind. Gerade aus diesen Gründen sollte hierauf nicht verzichtet werden. Außerdem verschwimmen im modernen Projektmanagement die Grenzen zwischen Planung und Umsetzung. Projektplanung ist allgegenwärtig.

Der Einsatz einer Projektmanagement Software stellt dabei für viele Unternehmen ein wichtiges und unterstützendes Tool dar.